Dans une entreprise, les documents sont tout aussi importants que les services ou articles vendus. En effet, avec le bon document en main, une personne qui veut du mal à une entreprise peut y arriver facilement. La sécurité de ces documents est donc une priorité. Malheureusement, en France, les entreprises offrent cette sécurité renforcée aux documents qu’en les archivant. Une chose qui n’arrive généralement qu’après sept ans d’utilisation de ces documents. Une période plus que suffisante pour qu’une personne effectue une copie en douce. Il existe cependant une solution pour protéger convenablement les documents administratifs pendant leur utilisation. Il s’agit du coffre-fort numérique. Découvrez de quoi il est question dans la suite de cet article.
Sommaire
Un coffre-fort numérique, qu’est-ce que c’est ?
Un coffre-fort numérique ou digital est un espace de stockage nominatif et sécurisé en ligne qui permet de recevoir, consulter et partager des documents. Il en existe actuellement différents types sur le marché. Il y a par exemple le coffre-fort digital RH qui est fortement utile aux départements des ressources humaines des entreprises. Ce coffre-fort permet, aux employeurs et aux salariés de se transmettre en temps réel les documents professionnels obligatoires comme les bulletins de paie, les contrats de travail, etc.
Les avantages du coffre-fort numérique pour la gestion documentaire
L’utilisation d’un coffre-fort numérique pour la gestion documentaire facilite grandement la transmission des documents au sein d’une entreprise. Mais ce n’est naturellement pas son seul atout. En effet, plusieurs raisons rendent cet outil indispensable aux entreprises aujourd’hui. Les plus remarquables de ces atouts sont :
La sécurité renforcée lors des échanges de documents
En effet, les coffres-forts comme MyPeopleDoc étant totalement digitaux, l’entreprise qui l’utilise n’a plus besoin de travailler avec du papier. Ce qui rend le vol d’informations beaucoup plus difficile. Il faut également noter que seuls les individus accrédités parmi les employeurs et les employés peuvent accéder aux documents que contient le coffre-fort. De plus, la consultation des documents peut exiger différents niveaux accréditations. La sécurité est donc nettement plus élevée qu’avec les anciens modes de gestion documentaire.
L’optimisation du travail au sein de l’entreprise
La recherche et le transfert de documents d’un service à un autre sont l’une des étapes les plus difficiles et chronophages du fonctionnement d’une entreprise. Avec un coffre-fort numérique, cette étape devient beaucoup plus simple. En effet, il suffit d’un seul clic pour faire le transfert et la recherche n’est pas trop éloignée de ce procédé. L’utilisation d’un coffre-fort digital optimise donc le travail au sein de l’entreprise.
Les critères à prendre en compte lors de la sélection d’un coffre-fort numérique
Si vous vous décidez à vous offrir un coffre-fort numérique pour la gestion documentaire dans votre entreprise, sachez que vous avez pris la bonne décision. Mais pour que vous profitiez bien de cette dernière, vous devez choisir votre coffre-fort numérique avec attention. Les critères à prendre en compte lors de cette sélection sont :
- L’interopérabilité de l’outil ;
- La capacité de stockage ;
- La sécurisation des données hébergées ;
- L’accessibilité aux données ;
- Le respect du cadre réglementaire.
À ceux-ci, vous pouvez ajouter le prix et la facilité de la prise en main du logiciel. Il faut garder à l’esprit que vous ne serez pas le seul à utiliser le coffre-fort, alors il est important que l’interface soit intuitive.
En somme, pour la gestion documentaire en entreprise, acquérir un coffre-fort numérique est une excellente décision. Cet outil permet de convenablement sécuriser les documents administratifs de l’entreprise et facilite toutes les démarches en rapport avec eux. N’hésitez donc plus à vous en offrir pour votre entreprise.
