Quels sont les outils de gestion des archives ?

Que vous soyez un particulier ou une entreprise, vous aurez besoin d’une bonne gestion de vos archives. En effet, cette disposition a une importance capitale. Pour de nombreuses personnes, il faut bien s’inspirer du passé pour vivre le présent et construire le futur. Dans cette optique, bien gérer ses archives s’avère être une condition sine qua non au bon développement d’une entreprise. Ainsi, plusieurs entreprises se sont d’ailleurs spécialisées en gestion des archives, proposant des outils d’une grande efficacité.

Par ailleurs, ce travail peut clairement s’avérer fastidieux. Heureusement, vous disposez d’excellentes alternatives pour assurer cette tâche de manière efficiente. Allons donc à la découverte de ces dispositions utiles pour une gestion optimale de ces archives. Découvrez également l’option des outils d’archivage apportant de grandes garanties.

Les avantages que vous tirez à bien gérer vos archives

Brièvement évoqué plus haut, il est capital de bien comprendre en quoi consiste cette gestion des archives. Pour faire simple, les archives sont des documents anciens. Ils sont alors des témoins vivants du passé d’une structure, d’une entité ou d’un particulier. En effet, un particulier peut bien tenir des archives de ses études, de son parcours ou encore de ses expériences. Par ailleurs, les archives sont également caractérisées par d’autres éléments qui leur sont indissociables. D’une part, des archives doivent nécessairement être classées pour avoir leur valeur. D’autre part, elles revêtent une forte valeur historique.

En outre, les archives servent à de nombreux égards. Elles sont notamment d’excellents indicateurs et des valeurs sures pour des prises de décisions. Elles sont très utilisées en statistiques. Avec ces documents, une entité est en mesure de prouver et de justifier des décisions prises sur la base d’éléments tangibles. C’est à juste titre qu’on désigne les archives comme étant « clé d’une bonne gouvernance ».

Par ailleurs, il est aussi capital de noter que, selon les états, les gouvernements font obligation aux entreprises et aux sociétés de conserver leurs archives suivant des normes et des dispositions spécifiques. Pour assurer idéalement cette tâche, les outils pour la gestion des archives apportent d’excellentes garanties. Trouvez donc ces alternatives pour la tenue des archives.

Des archives numériques ou physiques ?

À l’ère du digital, tenir des archives numériques est une excellente solution. Dans ce processus, un appareil de stockage de donnée comme un disque dur peut être d’une grande utilité. L’un des principaux avantages de la tenue d’archives grâce au numérique est relatif à l’espace.

Des documents physiques nécessitant 43 000 m² dans une salle d’archivage peuvent être stockés sur support numérique de 1 To. La différence est bien claire : vous gagnez un espace considérable.

D’avantages d’atouts avec les supports numériques

Gagner autant d’espace crée plusieurs autres atouts non négligeables. D’une part, il s’agit de l’impact sur l’environnement. Le papier utilisé pour avoir ces archives physiques a une origine bien connue. Se passer de tout ce papier représente un atout écologique considérable pour l’environnement. D’autre part, avec des outils de gestion des archives numériques, vous êtes en mesure de faire des économies conséquentes.

Vous évitez de consacrer de grandes ressources financières pour l’aménagement et l’entretien de l’espace que vous aurez réservé pour l’archivage. De plus, lorsque vous stockez vos documents à l’aide d’outils numériques, il est beaucoup plus aisé de pouvoir les retrouver.

Un bon archivage physique

Avec un archivage physique, la tâche peut s’avérer grandement ardue. Toutefois, il faut tout de même noter que lorsque le classement est réalisé par un archiviste professionnel, la recherche se révèle beaucoup plus plaisante. Une méthode de rangement professionnelle selon les noms, les dates et les autres indicateurs clés donne une grande garantie. Par ailleurs, il se pose constamment le souci du risque d’erreur qui n’est pas nul avec les interventions humaines parfois alternées.

Des limites bien réelles avec l’archivage numérique

Dans le monde du digital, il ne faut pas occulter la sécurité informatique qui n’est pas sans faille. En effet, les hackers existent et sont à l’affut de la moindre faille dans les systèmes d’information. Lorsqu’une brèche se crée, les impacts peuvent être dévastateurs, notamment en fonction de la sensibilité des informations concernées. Ainsi, lorsque vous choisissez cette option, il est capital de mettre en place une politique de sécurité intelligente et robuste.

Faites-vous assister d’un professionnel et installez un dispositif résistant à toute attaque. Toutefois, qu’un intrus accède à une salle d’archivage n’est pas non plus impossible ! Il faut également prendre des précautions efficaces allant dans ce sens.

Les outils de gestion électronique pour vos archives

Lorsqu’on fait référence au numérique, on parle également de logiciels. Les logiciels d’archivages sont en effet des outils très performants qui ont révolutionné le monde des archives et le travail colossal des archivistes. Pour la plupart, ces logiciels montrent instantanément le contenu des archives. Avec ces impressionnantes ressources logicielles, vous accédez également à la disposition précise des documents. Vous disposez également d’un historique pour :

• les dates de création ;
• les dates d’utilisations ;
• le flux de consultation des documents.

Si la plupart des logiciels pour archivistes offrent ces fonctions, il est important de pouvoir faire un choix vraiment adapté. En effet, vous devriez choisir un logiciel adapté à vos besoins qui comble vos attentes. Assurez-vous d’avoir un produit qui gère efficacement la base de données de vos archives. Par ailleurs, il est important de noter que certains logiciels d’archivage sont conçus sur mesure pour des secteurs spécifiques.

Profitez d’un service efficace et complet

Grâce aux services proposés par la SGA, vous trouvez d’excellents atouts pour établir une politique efficace et réaliste de gestion des archives. En effet, vous bénéficiez de plusieurs offres pour ranger, pour classer ou encore pour conserver. En faisant appel à cette société spécialisée pour la gestion de vos événements, vous acquérez de réelles garanties. Entre autres, vous évitez des procédures fastidieuses et complexes. De même, l’archivage de vos documents est exécuté avec des ressources techniques et humaines appropriées.

Avec cette solution pour l’archivage de vos documents, vous gagnez en performance et vous réalisez des économies significatives. Aussi, par la même occasion, vous remplissez toutes les obligations légales vis-à-vis de l’État et des partenaires d’affaire pour l’archivage des données. La SGA assure la sécurité et la confidentialité de vos données. Elle propose également une panoplie de prestations supplémentaires dans l’archivage. Il s’agit notamment du transfert, de l’inventaire ou de la destruction des archives.

Des outils de gestion physique pour vos archives

Les archives physiques constituent un ensemble de documents tangibles, concrets, produits ou reçus par une entreprise au cours de ses activités. Toute entreprise a l’obligation de les conserver pendant un délai donné qui dépend de la législation de son État. Au besoin, elles sont présentées et servent de preuves dans les audits par exemple. Il est donc nécessaire pour les entreprises d’avoir des archives physiques même lorsque leur politique d’archivage est numérique. Comment donc garder ses anciens documents ?

Prévoir une salle dédiée aux archives

Il s’agit généralement de la première des choses à faire. Les anciens documents n’ont pas vraiment leur place dans les tiroirs de bureaux. Il faut leur dédier une salle spécifique. La salle d’archive peut se trouver dans les locaux de l’entreprise ou non. Dans l’un ou l’autre des cas, cette salle doit être sécurisée. Les archives sont des documents importants qui peuvent nuire si elles se retrouvent dans une mauvaise main. Au risque de voir les documents vite se détériorer, il est préférable que la salle d’archive soit dans un milieu plus ou moins tempéré. Une température interne de 18 °C dans la salle est adaptée.

Des options pour optimiser l’espace

Pour conserver des papiers, il faut consulter le volume et le poids de ceux-ci. Aussi, il est utile d’optimiser l’utilisation de l’espace pour conserver un maximum de document. L’optimisation passe entre autres par l’action de bien ranger, de classer et d’organiser les documents. Ces dispositions permettent aussi de mieux se retrouver lorsqu’on doit effectuer une recherche. Les armoires ou étagères sont donc d’une grande efficacité dans ces processus. Elles doivent être robustes et de qualité pour résister dans le temps. En outre, une organisation en rayons aidera à mieux classer les documents.

Le rayonnage fixe ou mobile

Ce sont là les deux principales familles de rayon à établir pour des étagères dans une salle d’archive. D’une part, le rayonnage fixe s’adapte facilement à la configuration de la salle, notamment pour l’aménagement des allées de circulation. Le rayonnage mobile par contre demande que le sol puisse accepter la surcharge (800 à 1000 kg/m²). Ce dernier permet d’augmenter la capacité d’archivage de la salle. En outre, il faut également penser à l’élaboration d’un calendrier de conservation des archives.

Un calendrier de conservation est en effet un outil archivistique qui intervient dans le cycle de vie du document et de l’information dans une entreprise. Il prend en compte le temps de conservation du document et les raisons pour lesquelles il doit être gardé. Son but étant en effet de maintenir une bonne gestion documentaire dans une structure !

Enfin, les outils d’archivage sont essentiellement numériques et physiques. L’une ou l’autre des alternatives présente aussi bien des avantages que des risques inhérents. Prenez donc les dispositions idoines ou faites appel à un véritable professionnel.